Дистанционное делопроизводство в сфере кадров

Автор: Алексей Петров Делопроизводство

Кадровое делопроизводства принадлежит к числу сфер делопроизводства, которые отличаются наиболее интенсивным документооборотом. Каждое событие, будь то принятие на работу нового сотрудника, увольнение, предоставление отпуска или какие-либо другие изменения, сопровождается оформлением большого количества документации. Дополнительно осложнять работу по делопроизводству в этой области может необходимость обрабатывать документы в нескольких удалённых точках. Такая потребность возникает в том случае, если компания состоит из нескольких подразделений или отделов, а ведение документации по кадрам осуществляется только в головном офисе. Сходные сложности возникают и в том случае, если компания сотрудничает с аутсорсинговой службой кадрового делопроизводства. Естественно, что передача документов с курьером задачу ни в одном из двух описанных случаев не решит или окажется слишком дорогой.

Разрешить такую ситуацию можно несколькими способами. Во-первых, это передача взаимодействия со специалистом по кадрам сотруднику удалённого подразделения. Для этого необходимо оформление на него соответствующей доверенности и изготовление печати, которая будет находиться в локальном подразделении. При этом осуществляется пересылка отсканированных документов по электронной почте в главный офис, откуда специалист по кадрам, в свою очередь, высылает образцы заполнения документов, которым следует уполномоченный сотрудник на месте. Для каждого события разрабатывается фиксированный порядок оформления и пересылки документов, устанавливается место хранения оригиналов и копий документов.

Избежать многократных пересылок документов можно в том случае, если компания работает с использованием компьютерной системы учёта кадров. Тогда локальное подразделение может получить удалённый доступ к базе данных и использовать её для оформления и распечатывания документов. Однако возможности удалённой подготовки документов могут оказаться ограничены возможностями программы.

Наконец, ещё один вариант, требующий больших финансовых вложений на этапе внедрения, но и самый удобный – это организация системы электронного документооборота. Такая система предоставляет возможности настройки доступа для каждого пользователя только к определённому кругу документов, отслеживания состояния документов и стадии их обработки, а также хранения электронных и сканированных копий.
Последние комментарии:

Автор: Варенова Оксана (01 февраля 2024 г.)

Антон, вы не правы, это кому и как повезет у меня например очень положительный опыт работы!

Автор: Серегин Антон (01 февраля 2024 г.)

Да в основном уи людей именно такой опыт после общения с аутсерсингом!

Автор: Савельев Денис (28 декабря 2024 г.)

Сима... может вы просто компанией ошиблись? Ну так судить по одному такому опыту думаю глупо!

Автор: семеновна варвара (24 декабря 2024 г.)

Миркова Сима, да согласна -можно напороться так что потом пожалеть не сложно...

Автор: Миркова Сима (21 декабря 2024 г.)

Опыт мой таков - пользовались услугами такой компании - вышло боком, теперь ни документов собрать не можем ни денег им заплаченных вернуть, так что думайте на сколько это выгодно.